Der Einsatz von Software-Lösungen für das Datenschutzmanagement hilft Unternehmen dabei, viele mit der DSGVO einhergehende Prozesse enorm zu vereinfachen. So können Rechte von Betroffenen eingehalten, Auskünfte fristgerecht erteilt und Verarbeitungsvorgänge dokumentiert werden. Neben der einfach gestalteten Datenermittlung und einer umfassenden Datenüberwachung zum effektiven Schutz vor Missbrauch, sind weitere Funktionen von großer Bedeutung: Die aufschlussreiche Dokumentation inklusive anwenderfreundlicher Visualisierung, die Echtzeit-Warnung bei Datenlecks und der schnelle Abruf von Reports im Falle von Anfragen oder meldepflichtigen Datenpannen. Das bietet Panda Security mit dem optionalen Datensicherheitsmodul „Data Control“, das vollständig in die IT-Security-Plattform „Adaptive Defense 360“ (AD360) integriert ist.

Während AD360 umfassenden Schutz vor Malware sowie Zero-Day-Angriffen und neuartigen Bedrohungen auf Grundlage der Überwachung und Analyse aller relevanten Ressourcen auf allen Endpoints bietet, unterstützt das Erweiterungstool „Data Control“ Unternehmen bei der Einhaltung von Datenschutzbestimmungen. Denn sie müssen dazu in der Lage sein, die unkontrollierte Vermehrung unstrukturierter Daten zu verringern. „Data Control“ identifiziert Dateien mit personenbezogenen Daten (PII) sowie Benutzer, Endpoints und Server im Unternehmen, die auf diese personenbezogenen Daten zugreifen. Hierzu wird ein indiziertes Inventar aller Daten erstellt. Dort werden unstrukturierte personengebundene Daten mit der Anzahl des Vorkommens der verschiedenen Datentypen, inklusive automatischer Klassifizierung aller Informationen gespeichert. Die Klassifizierung kombiniert verschiedene Techniken und Algorithmen des maschinellen Lernens, die Ergebnisse optimieren und gleichzeitig Fehlalarme und Ressourcenverbräuche auf den Geräten verringern. Es werden proaktive Maßnahmen implementiert, um den Zugriff auf PII zu verhindern, darunter Berichte und Echtzeitwarnungen über die unbefugte sowie verdächtige Verwendung, Übertragung und Exfiltration von Dateien mit personenbezogenen Daten.

Die Ergebnisse der Datenüberwachung und -ermittlung werden kontinuierlich via „Data Control“ auf der „Adaptive Defense“-Plattform sowie im optionalen „Advanced Reporting Tool“ synchronisiert. Dieses Modul bietet die Möglichkeit, alle Ereignisse, die ruhende, verwendete und übertragene Daten betreffen, sowohl in Echtzeit als auch rückblickend bis zu einem Jahr auf den Geräten auszuwerten. Ein wichtiger Punkt – denn kommt es im Unternehmen zu meldepflichtigen Datenschutzpannen, muss die zuständige Aufsichtsbehörde innerhalb von 72 Stunden darüber informiert werden und im Folgenden auch eine Dokumentation zur Verfügung stehen. „Data Control“ zeigt einen leicht umsetzbaren und anwenderfreundlichen Weg für eindeutige Reports sowie Dokumentationen, inklusive eines Nachweises über die DSGVO-Konformität des Unternehmens. Dabei können Warnmeldungen sowie vordefinierte Berichte individuell gestaltet und an die spezifischen Bedürfnisse jedes Unternehmens angepasst werden.